1. Загальні положення

1.1. У цьому Порядку терміни використовуються у наступних значеннях:

Відеоконференц-прийом для прийому громадян (далі – відеконференц-прийом) – це телекомунікаційна технологія інтерактивної взаємодії двох або більше віддалених учасників з можливістю обміну аудіо - та відеоінформацією у реальному часі.

Організації – державні органи, установи, органи місцевого самоврядування, комунальні та державні компанії, підприємства тощо.

Посадові особи організацій, що здійснюють розгляд звернень у режимі відеоконференц-прийому (далі – посадові особи) - уповноважені посадові особи організацій, що здійснюють розгляд звернень у режимі відеоконференц-прийому відповідно до компетенції або відповідного розпорядчого акту.

Організатор відеконференц-прийому – юридична особа, яка здійснює організаційно-технічні заходи з забезпечення сеансової комунікації між користувачами у мережі Інтернет, має необхідні технічні засоби для налагодження сеансу особистого прийому громадян у режимі відеоконференц-прийому та самостійно визначається відвідувачем.

Модератор відеоконференц-прийому – працівник організації, який визначений відповідальною особою за проведення особистого прийому громадян у режимі відеоконференц-прийому.

Звернення – звернення відвідувачів, подане через Веб-портал, розгляд якого проводиться уповноваженими посадовими особами організацій під час особистого прийому громадян у режимі відеоконференц-прийому.

2. Реєстрація відвідувачів для запису на особистий прийом у режимі відеоконференц-прийому

2.1. Реєстрація осіб, які бажають записатися на особистий прийом або подати звернення у режимі відеоконференц-прийому здійснюється на Веб-порталі у встановленому порядку.

2.2. Після реєстрації відвідувачу надається можливість отримання електронних сервісів щодо прийому громадян та розгляду їх звернень посадовими особами у режимі відеоконференц-прийому.

2.3. На Веб-порталі розміщуються актуальні графіки особистого прийому громадян з зазначенням прізвищ посадових осіб відповідного органу, які здійснюють прийом у режимі відеоконференц-прийому.

2.4. Запис на особистий прийом та розгляд звернень у режимі відеоконференц-прийому здійснюється зареєстрованими та авторизованими відвідувачами шляхом подання заявки на сеанс відеоконференц-зв’язку в межах графіку особистого прийому відповідної посадової особи.

2.5. Заявка на сеанс відеоконференц-прийому повинна містити:

– скорочену мету прийому, опис суті звернення;

– бажану дату та час проведення сеансу відеоконференц-прийому в межах запропонованого графіку прийому відповідної посадової особи.

– відскановані документи щодо предмету особистого прийому або звернення (за необхідності та у разі наявності таких документів);

У разі, якщо бажані дата та час вже обрані іншим відвідувачем, засобами Веб-порталу відвідувачу пропонується обрання інших вільних дати та часу сеансу відеоконференц-прийому з відповідною посадовою особою.

2.6. Після надсилання заявки на сеанс відеоконференц-прийому протягом одного робочого дня відвідувачу надходить повідомлення про підтвердження прийняття заявки до попереднього розгляду. Кожна заявка має унікальний реєстраційний номер (ID – номер), який є незмінним.

2.7. За результатом попереднього розгляду заявки на сеанс відеоконференц-прийому, заявка може набувати статусів:

– підтверджена;

– відхилена у зв’язку з відсутністю повноважень організації щодо вирішення питань по суті звернення;

– перенесена, якщо питання потребують додаткового вивчення і перевірки або виникли технічні негаразди на стороні установи, що роблять неможливим проведення прийому, або у зв’язку зі зміною робочого графіку посадової особи.

2.8. Про результати попереднього розгляду заявки до особистого кабінету відвідувача надсилається відповідне повідомлення з зазначенням статусу заявки.

У разі, якщо заявка про проведення прийому у обрані відвідувачем дату та час підтверджена, відвідувачу через особистий кабінет направляється підтвердження часу прийому.

2.9. У випадку, якщо після попереднього розгляду звернення, необхідно подовження терміну розгляду питань, порушених у зверненні у зв’язку з необхідністю отримання додаткової інформації або з інших причин, встановлених законодавством, відвідувачу у його особистий кабінет надсилається повідомлення про перенесення сеансу відеоконференц-прийому.

2.10. У випадку, якщо після попереднього розгляду звернення, встановлюється, що розгляд порушених питань не належить до компетенції організації, відвідувачу у його особистий кабінет надсилається повідомлення про скасування сеансу відеоконференц-прийому з зазначенням причин.

2.11. Подання заявок на особистий прийом у режимі відеоконференц-прийому припиняється у термін, визначений організацією, яка провадитиме прийом.

2.12. Відповідальність за достовірність даних та матеріалів звернення, що містяться у заявці на сеанс відеоконференц-прийому несе відвідувач.

3. Проведення особистого прийому та розгляду звернень громадян у режимі відеоконференц-прийому

3.1. Проведення особистого прийому та розгляду звернень громадян у режимі відеоконференц-прийому здійснюється між заявником та посадовою особою за наявності у заявника необхідних технічних засобів: обладнання з доступом до мережі Інтернет, веб-камери, гарнітури або гучномовців з мікрофоном, а також наявності комунікаційного з’єднання з системою відеоконференц-прийому організації.

3.2. Особистий прийом та розгляд звернень громадян у режимі відеоконференц-прийому починається та завершується у час, встановлений графіком прийому громадян.

3.3. Модератор відеоконференц-прийому до початку особистого прийому, зобов’язаний активувати технічні засоби та перевірити їх працездатність, а також провести тестування пристроїв (мікрофони, камери тощо) та впевнитись, що вони працюють нормально.

3.4. У разі виявлення ознак непрацездатності Технічних засобів, а також у випадку неможливості налагодження їх коректної роботи, модератор відеоконференц-прийому зобов’язаний терміново повідомити про такі обставини організатора відеоконференц-прийому.

3.5. У разі неможливості усунення причин, що ускладнюють проведення сеансу відеоконференц-прийому, до особистого кабінету відвідувача надсилається повідомлення щодо перенесення сеансу відеоконференц- прийому з пропозицією повторно надіслати заявку на сеанс відеоконференц-прийому та обрати найближчий доступний час проведення повторного особистого прийому.

3.6. Модератор перевіряє наявність з’єднання з відвідувачем за 5 (п’ять) хвилин до початку сеансу відеоконференц- прийому.

У разі неможливості з’єднатися з відвідувачем з причин збоїв з’єднання зі сторони відвідувача або його відсутності (відмови) від проведення сеансу відеоконференц-прийому, сеанс відеоконференц-прийому скасовується, про що відвідувачу надсилається відповідне повідомлення.

В даному випадку, модератор з’єднується з відвідувачем, який є наступним у черзі на особистий прийом у режимі відеоконференц- прийому.

3.7. Особистий прийом та розгляд звернень громадян у режимі відеоконференц- прийому здійснюється відповідною посадовою особою згідно затвердженого графіку. Посадова особа, яка здійснює особистий прийом у режимі відеоконференц-прийому, для забезпечення кваліфікованого розв'язання поставлених відвідувачем питань може залучити працівників відповідних структурних підрозділів організації або одержати від них потрібну інформацію.

3.8. Тривалість сеансу відеоконференц-прийому з відвідувачем не може перевищувати час проведення сеансу, визначений графіком.

За п’ять хвилин до закінчення сеансу відеоконференц-прийому між посадовою особою та відвідувачем, модератор попереджає про сплив часу сеансу.

3.9. У разі неможливості проведення посадовою особою особистого прийому у режимі відеоконференц-прийому з причин хвороби, відпустки, інших поважних причин, до особистого кабінету відвідувача надсилається повідомлення щодо перенесення сеансу відеоконференц-прийому з пропозицією повторно надіслати заявку на сеанс відеоконференц-прийому та обрати найближчий доступний час проведення повторного особистого прийому.

3.10. Реєстрація повторного особистого прийому у режимі відеоконференц- прийому здійснюється відвідувачем на Веб – порталі шляхом заповнення заявки на проведення прийому. За необхідністю відвідувачем здійснюється повторне сканування матеріалів звернення, у разі наявності таких.

Відвідувачу пропонується самостійно обирати дата та час повторного прийому відповідно до вимог цього Порядку.

3.11. У разі необхідності, хід і результати особистого прийому та розгляду звернень громадян можуть фіксуватися за допомогою Технічних засобів та бути опубліковані на веб-ресурсах загальнодоступного значення.